Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung des Bridge-Club Hamburg - West e.V.

  • 1: Kurzbeschreibung des Vereins
  1. Diese Erklärung regelt das Erfassen und das Verarbeiten von personenbezogenen Daten der Mitglieder des Bridge-Club Hamburg-West e.V. (BC HH-West)
  2. Der BC HH-West hat den Zweck, den Bridgesport in der Form des Turnierbridge nach den Regeln der WBF (Word Bridge Federation) auf gemeinnütziger Grundlage zu pflegen und zu fördern und zur Verwirklichung Lern-, Spiel- oder Trainingsmöglichkeiten anzubieten.
  3. Der Club ist seit dem 18. Juni 2004 ein Mitgliedsverein des Deutschen Bridge Verbandes e. V. (DBV).
  4. Die Aufnahme in den DBV begründet gleichzeitig die Mitgliedschaft in dem für den BC HH-West zuständigen Bezirks-/Landesverband des DBV. (Hier: dem Bridge-Verband Hamburg-Bremen e.V.)
  5. Die Mitgliedsvereine beider Verbände haben Beiträge zu zahlen. Bemessungsgrundlage dafür ist die Anzahl der Personen, die ihnen als Erstmitglieder zu Beginn des Geschäftsjahres angehören oder ihnen im Laufe des Geschäftsjahres als solche beitreten. Personen, die mehreren Mitgliedsvereinen angehören, werden vom DBV nur bei einem Verein als Erstmitglied geführt. Dieser Verein hat die Beiträge getrennt für beide Verbände abzuführen.
  • 2: Rechtsgrundlagen
  1. Ein Verein darf aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO beim Vereinsbeitritt (Aufnahmeantrag oder Beitrittserklärung) und während der Vereinsmitgliedschaft nur solche Daten von Mitgliedern erheben, die für die Begründung und Durchführung des zwischen Mitglied und Verein durch den Beitritt zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind. Damit dürfen alle Daten erhoben werden, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder (wie etwa Name, Anschrift, in der Regel auch das Geburtsdatum, ferner Bankverbindung, Bankleitzahl und Kontonummer) notwendig
  2. Der Verein kann auch Daten von anderen Personen als von Nicht-Vereinsmitgliedern (z.B. von Gästen, d.h. fremden Spielern, Teilnehmern an Lehrgängen und Wettkämpfen) erheben, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Ein berechtigtes Interesse besteht grundsätzlich nur an den Daten, die für eine eindeutige Identifizierung erforderlich und ausreichend sind.

 

  • 3: Definitionen
  1.  Erstmitglieder sind die Mitglieder des BC HH-West, die für die Ermittlung der Verbandsbeiträge von Relevanz sind.
  2. Zweitmitglieder sind die Mitglieder des BC HH-West, die nicht zur Ermittlung von Verbandsbeiträgen herangezogen werden dürfen, weil sie Erstmitglied in einem anderen Bridge-Club sind, der sie für die Ermittlung seiner Verbandsbeiträge einbezieht.
  3. Clubpunkt-Sammler sind die Erstmitglieder des BC HH-West, die den Zusatzbeitrag gem. § 7 der Masterpunktordnung des DBV entrichten.
  4. Gäste sind solche Bridgespieler im BC HH-West, die nicht Mitglied im BC HH-West sind, sondern nur sporadisch an einem Turnier teilnehmen möchten.

 

  • 4 Umfang und Inhalt der Verarbeitung personenbezogener Daten
  1. Die Mitgliederbestandsführung mit ihren möglichen Veränderungen erfolgt im Rahmen einer IT-gestützten Mitgliederverwaltung auf einem clubeigenen Laptop.
  2. Der Club hat z.Z. ca. 100 Mitglieder, die
    1. jährliche Beiträge für die o.g. Verbände zahlen,
    2. einen jährlichen Clubbeitrag für die laufenden Betriebskosten des Clubs (Raummiete, Internet-Kosten) bezahlen und darüber hinaus
    3. pro Turnierteilnahme ein Tischgeld für Spielmaterial und technisches Equipment.

 

Da die Vorstandsarbeit ehrenamtlich geleistet wird, erfolgt das Inkasso der Beiträge ausschließlich mittels Bankeinzugsverfahren, um den Kassenwart von einer aufwendigen Offenen-Posten-Buchhaltung zu befreien. Die Angabe einer Kontoverbindung ist daher Voraussetzung für die Club-Mitgliedschaft.

  1. Für die Einladung zur jährlichen Mitgliederversammlung und dem Versand des entsprechenden Protokolls sind neben den postalischen Adressdaten auch die E-Mailadressen erforderlich, die einen schnellen und preisgünstigen Versandweg ermöglichen.
  2. Bei jedem Bridge-Turnier spielt ein Paar, bestehend aus 2 Personen, gegen ein anderes Paar oder ein Team (beim Team-Bridge, bestehend aus 2 Paaren) gegen ein anderes Team. Diese Paare und Teams finden sich zu jedem Turnier neu zu den Turnieren zusammen. Um dies zu ermöglichen, benötigt und veröffentlicht der Club für seine Mitglieder eine Mitgliederliste mit den erforderlichen Direkt-Kontaktdaten (Name, Telefon und E-Mail) in Printform und auf der mitgliederinternen, mit einem Passwort geschützten Seite seines Internet-Auftritts.
  3. Die Mitgliedsvereine des DBV sind verpflichtet, diesem die für eine ordnungsgemäße Verbandsverwaltung notwendigen Daten ihrer Mitglieder mitzuteilen. Dies umfasst die erstmalige Mitteilung wie auch die regelmäßige Aktualisierung. Daraus ergibt sich eine Weitergabe-Pflicht der Mitgliederdaten, u.a. die Kennzeichnung jedes Clubmitglieds als Erst- oder Zweitmitglied. Die Übermittlung erfolgt in digitaler Form.

 

 

  1. Im Rahmen eines jeden Turniers erzielen die Paare oder Teams ein Turnierergebnis, das als Rang die erzielten Wertungspunkte und in Relation zu den maximal erreichbaren (%) dargestellt wird. Diese Ergebnisse werden zusätzlich in Form von Club-Punkten (CP) ermittelt, in die diverse Parameter des Turniers eingehen.
    Der DBV übernimmt gegen einen Sonder-Beitrag die Sammlung dieser Club-Punkte eines Clubmitglieds, die dieses bei verschiedenen Clubs und anerkannten Bridge-Reisen erspielt hat. Dieser Sammel-Wunsch ist jedem Club, bei dem ein Spieler ein Turnier bestreitet, mitzuteilen. Der sog. Punktesekretär des Clubs meldet die im Jahr aufgelaufenen Club-Punkte an den DBV. Für diesen Service verlangt der DBV den Sonderbeitrag, den nur der Erstclub einzieht.
  2. Jeder Bridgespieler erhält in der DBV-Spieler-Datenbank eine eindeutige Identifikations-Nr. und einen zugehörigen Ausweis. Die Nummer ist die eindeutige Identifikation eines Spielers im Rahmen des Spieler-Datenaustausches zwischen den Vereinen und dem DBV.

Eine Übersicht über die Verarbeitungstätigkeiten finden Sie in der Anlage.

Aus dem berechtigten Interesse des Clubs ergibt sich, dass er die folgenden personenbezogenen Daten seiner Mitglieder (M) und temporären Gäste(G) für die aufgeführten Zwecke und Ziele erhebt, speichert, verwendet und weitergibt.

 

Mitglied (M)

Gast(G)

 Daten Zweckbestimmung
M

G

 ·         Dr.-Grad,

·         Nachname

·         Vorname

 Dienen der Identifikation und Differenzierung der Mitglieder im Club und in den Verbänden. Sie werden daher an den Bundesverband weitergegeben, zusammen mit weiteren Informationen
M ·         Geburtsdatum (optional) dient dem Zweck

  • große runde Geburtstage clubintern zu würdigen und
  • Beiträge gestaffelt nach Alter zu erheben und
  • Teilnahmeberechtigungen für bestimmte Turniere zu überprüfen.
M ·         Telefon-Nr.

·         E-Mail-Adresse

 Bridge als Paar-Spiel benötigt immer 2 oder 4 Personen als Spielereinheit; Mitgliederlisten mit den Kontaktdaten ermöglichen erst die spontane Kontaktaufnahme zu möglichen Partnern
M
  • Straße und Hausnummer
  • PLZ
  • Ort
 Die offizielle Kommunikation des Vereins mit seinen Mitgliedern verläuft weitgehend per Mail; das geht schnell, einfach und billig.

Da aber nicht alle Mitglieder auf diesem Weg zu erreichen sind, müssen Einladungen und Protokolle weiterhin per Post versendet werden.
M
  • Konto-Nr./IBAN
  • BLZ/BIC
  • Name des Instituts
 Der Club fordert die Jahresbeiträge für sich und den Landes- und Bundes-Verband per Bankeinzug an, um eine aufwendige Offene-Posten-Verwaltung zu vermeiden.
M

 

G
  • Erst- oder Zweitmitglied?
    wenn letzteres oder Gast,

o   Club-Nr. des Erstclubs

 Mitglieder können auch in einem 2. oder weiteren Club Mitglied sein. Da nur der Erstclub die Gelder für den Landes- und Bundesverband abführt und das Inkasso für die Verbände betreibt, ist diese Unterscheidung für die Beitragserhebung erforderlich.
M

 

G
  • Punkte-Sammler?
  • Erzielte Clubpunkte
 Alle Bridgespieler eines DBV-Mitgliedclubs können sich ihre bei den verschiedenen Clubs erspielten Club-Punkte (CP) beim DBV registrieren und sammeln lassen. Dazu benötigt der Club und der Verband eine entsprechende Information, um das veranlassen zu können.
Die Kosten für den Service der zentralen Sammlung von Ergebnispunkten werden nur vom Erstclub erhoben und an den DBV weitergereicht.
DBV-Nr. Die eindeutige Identifikation (DBV-Nr.) jedes Spielers in der Datenbank des DBV, erhält jedes Mitglied nach erfolgter Anmeldung auf seiner DBV-Mitgliedskarte.

 

 

 

  • 5 Rechtliche Erläuterungen 
  1. Die Mitglieder und Gäste haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, Speicherung, Veröffentlichung und Weitergabe ihrer Daten. Wir weisen aber darauf hin, dass wir unsere Aufgaben dann ggf. nicht mehr ordnungsgemäß erfüllen können und auf eine Mitgliedschaft bzw. Turnierteilnahme verzichten müssen.
  2. Das Recht auf Auskunft der persönlichen Daten, auf Änderungen oder Löschungen von falsch übernommenen oder ermittelten Daten steht den Mitgliedern jederzeit zu.
  3. Die Speicherdauer der persönlichen Daten währt mindestens für die Dauer der Mitgliedschaft und höchstens für die rechtlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. der Buchhaltung). Die partnerschaftlich erzielten Turnier-Ergebnisdaten verbleiben im Intranet bis 15 Monate weiterhin einsehbar, da sie sich nachträglich nur sehr aufwändig ändern lassen.
  4. Die Mitglieder und Gastspieler haben ein Widerrufsrecht gegen diese Erklärung.
  5. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Adressaten bzw. Vorstandsmitglieder für derartige Anträge stehen in der Fußleiste dieser Erklärung.
6.     Es besteht darüber hinaus ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
  1. Kurt-Schumacher-Allee 4
  2. 20097 Hamburg
    mailbox@datenschutz.hamburg.de

 

 

Version vom 9. Mai 2023